Een LETSysteem is als een club, maar het kan misleidend zijn het te bekijken als een formele vereniging. Het is meer als een gemeenschap die samenkomt om feestjes te houden of om regelmatig op zondag te voetballen. Een kerngroep is nuttig om het systeem op te zetten. Maar voor dagelijks beleid brengt een bestuur onnodige bureaucratie met zich mee en dit kan in strijd zijn met de geest van het LETSysteem.

In een LETSysteem is altijd voldoende informatie beschikbaar voor de deelnemers om het systeem zelf te regelen. Er is geen behoefte aan een aparte groep om het systeem te "besturen". Maar organisatoren zijn nodig om het systeem te laten werken. Zoals alle deelnemers aan het systeem zijn zij verantwoording verschuldigd aan alle betrokkenen.

Eénmaal het duidelijk is wie wat doet, is er geen verdere noodzaak aan regelmatige vergaderingen, regelgevingen en andere juridische parafernalia. Alles wat nodig is, is dat de verantwoordelijkheden duidelijk zijn en dat instemming met deze regeling vrij gegeven wordt. Dit wordt gemakkelijk bekomen door de Rekeninghouders Overeenkomst. (Dit zijn overeenkomsten tussen rekeninghouders en niet een overeenkomst met een centrale hogere autoriteit.)

Systeembeheer

Als we in gedachten houden dat werk tot een minimum beperkt moet blijven en dat alle werkingskosten verhaald worden op de rekeninghouders, dan wordt de volgende organisatie aanbevolen:

1) De Registratie Coördinator neemt de verantwoordelijkheid voor het beheren van de rekeningen. Aangezien deze functie wordt uitgevoerd door de Register Coördinator (Zie Sectie 3.1), kunnen alle systemen gekoppeld aan een Register het doen zonder een eigen Registratie Coördinator, en vertrouwen op de Beheerder voor de contacten met het Register. De taken zijn:

• Ervoor te zorgen dat alle registraties zijn gemaakt volgens de instructies van de rekeninghouders.
• Ter beschikking stellen aan de rekeninghouders van boekhoudkundige informatie wanneer het nodig is.
• De administratieve rekening in balans houden.
• Innen (na overleg met de Adviesgroep en Beheerders) om de kosten van de boekhoudkundige administratie te dekken.
• Uitvoeren van geldige verzoeken van LETSysteem Beheerders (zie de volgende Sectie)

Bemerk dat dit een coördinerende rol is en dat de boekhoudkundige werkzaamheden onder andere deelnemers verdeeld kunnen worden. Zowel de coördinatie en de boekhoudkundige werkzaamheden moeten tegen werkelijke kostprijs worden beloond in lokale valuta en aangerekend worden aan de rekeninghouders (Een vast bedrag per transactie is de eerlijkste manier).

2) De rol van de Beheerder is het verzorgen van het LETSysteem als geheel en het behouden van haar integriteit. Een Beheerder (ook wel de curator in andere landen) is verantwoordelijk voor:

• Het vaststellen van heffingen/kosten in overleg met de Registratie Coördinator en Adviesgroep.
• Handelen in het beste belang van de rekeninghouders in het algemeen:
  • Opschorten van rekeningen of
  • Het beheer instrueren een transactie te weigeren (in geval van antisociale gedraging die schadelijk is voor de werking van het systeem).
• Samenwerking met de Adviesgroep om klachten over het Beheer op te lossen
• Toezicht op de ontwikkeling en het onderhouden van contacten met andere groepen.

Het idee is om interventie tot het minimum te beperken. Deze job is over het algemeen onbetaald, en dat zou zo moeten blijven tot er een goede reden is voor verandering.

3) Een zelfverkozen Adviesgroep bestaande uit rekeninghouders die niet betrokken zijn bij andere aspecten van de organisatie. Ze plaatsen zichzelf als klankbord in een vroeg stadium op de voorgrond en adviseren de Beheerder of de Registratie Coördinator.

Deze rol is er één van observatie en communicatie. Net zoals de Beheerder is de Adviesgroep onbetaald.

Andere Activiteiten

Het is van groot belang dat het opstartproces van het systeem en de ontwikkelingsactiviteiten gescheiden worden gehouden van het systeembeheer. De rekeninghouders betalen voor diensten die ze gebruiken. Het is volstrekt oneerlijk en contraproductief om de eerste paar gebruikers op te laten draaien voor de grote initiële ontwikkelingskosten voor systemen die uiteindelijk ten goede komen aan vele mensen. Dit is als het openen van een kapperszaak en klanten 1000 pond vragen voor een knipbeurt. Ontwikkelingsfinanciering wordt extern geleverd en degenen die actief zijn in de ontwikkeling verkrijgen vergoeding voor hun inspanningen door middel van een LETShare (zie Sectie 2.3 en Sectie 5.3.)

Het prikbord is ook een aparte functie die geen betrokkenheid vereist van enig iemand buiten de prikbordgroep. Eens het systeem operationeel is, kan de service/data worden verstrekt door deze onafhankelijke groep als een aanbod in het systeem. De gemaakte kosten worden teruggewonnen van de gebruikers van deze dienst en worden overgebracht naar zij die het prikbord opereren.

Hetzelfde geldt voor de organisatie van de sociale ontmoetingsmomenten enz. Gebruikers vergoeden direct de betrokken groep.

Geen Behoefte aan Regelgeving

Sommige ontwikkelingsgroepen hebben misschien regelgeving nodig of een andere vorm van officiële organisatie. Maar wanneer een LETSysteem georganiseerd wordt volgens bovengenoemde richtlijnen, is er niets meer vereist dan duidelijke rekeninghouders-afspraken.

Het LETSysteem is gebaseerd op het idee van gemeenschap waar er interactie is, maar geen eigendom. Als het systeem georganiseerd wordt zoals hierboven beschreven, dan zijn de verantwoordelijkheden beperkt en duidelijk omschreven. Geen winst wordt gemaakt. Activa zoals computers kunnen gehuurd of geleased worden. Eigendom is niet aan de orde, dus is er geen nood aan regelgeving, formele beslissingsvorming, regelmatige vergaderingen enz.

Recent onderzoek heeft aangetoond dat rekeninghouders blij zijn dat zij het functioneren van het systeem kunnen overlaten aan verantwoordelijke personen. Ervaring leert ons ook dat de organisatorische stijl met een bestuur geassociëerd wordt met vrijwilligerswerk en politieke activiteit.

Het antwoord op het probleem van regelgeving is ongelooflijk eenvoudig. Doe het niet. Er zijn geen redenen voor en vele redenen tegen.